Управление проектом внедрения EAM-системы

Мы практикуем проведение стартового совещания с заказчиком, на котором назначаются сотрудники на позиции менеджера и руководителя проекта. После определения ключевых позиций формируется проектная команда со стороны компании. При этом стоит помнить, что мы – исполнитель и заказчик – делаем одно дело вместе, следовательно, каждый сотрудник, участвующий в процессе, должен максимально лояльно подходить к возложенным на него обязанностям. Хотелось бы также остановиться на организации проектного офиса – централизованного места разработки процессов внедрения и решения всех поступающих задач. Оперативность его работы напрямую влияет на качество и временные рамки реализации проекта.

Обследование

Обследование – это сбор информации обо всех бизнес-процессах на предприятии, которые будет охватывать внедрение системы. Основным способом получения информации на этом этапе мы считаем проведение интервью с ключевыми сотрудниками заказчика, т. е. с людьми из проектной команды, которые отвечают за определенные бизнес-процессы и обладают достаточно большим объемом знаний в соответствующей области. Наши специалисты осуществляют интервьюирование согласно разработанному руководителями проекта и утвержденному приказом по предприятию плану-графику. Собранная таким образом информация оформляется в виде «Протоколов интервью». «Протокол…» по каждому бизнес-процессу содержит полный объем информации о нем. По результатам интервью определяются плановые сроки и выявляются проблемные участки будущего проекта.

Исходя из нашего опыта, можем сказать, что на данном этапе также происходят сбор ожиданий заказчика и преобразование их в первичные требования к системе, с этой целью наши эксперты проводят базовое ознакомление заказчика с решением и его обучение. Обучение предназначено для сотрудников, которые будут непосредственно участвовать в дальнейшем детальном анализе полученной информации, а также для ключевых пользователей из бизнес-единиц компании, вовлеченных в проект.

Окончание этапа знаменуется разработкой и согласованием «Устава проекта»; наши специалисты оформляют «Протоколы интервью» со всеми участниками бизнес-процессов, в которых также отражается информация обо всех используемых смежных программах.

Анализ собранной информации

В процессе проведения анализа основные усилия направлены на изучение и точную формализацию тех бизнес-процессов, которые предполагается реализовать в системе в ходе предстоящего этапа внедрения. Мы представляем текущие бизнес-процессы в формализованном виде («как есть»).

На этой стадии внедрения EAM-системы идет разработка классификаторов и структуры оборудования. Это одна из основных задач этапа, т. к. структура оборудования влияет на его поиск в системе, планирование ремонтов, составление аналитических отчетов и т.д. Прежде всего, нужно понимать, что готовых и удобных классификаторов не существует. Самый удобный – это тот, который будет разработан под особенности конкретного заказчика.

Поскольку на большинстве предприятий нет централизованной системы, в которой хранится вся информация об оборудовании, мы как исполнители разрабатываем шаблоны для сбора данных, куда исполнители от заказчика будут вносить информацию. В дальнейшем по этим шаблонам будет производиться загрузка данных в EAM-систему. Все сведения о правилах сбора данных об оборудовании, формате и критериях проверки информации наши специалисты описывают в документе «Методика сбора исходных данных».

В итоге мы получаем описание бизнес-процессов «как есть», позволяющее начать процесс их оптимизации. Также в нашем распоряжении – разработанный документ «Методика сбора исходных данных». Параллельно с выполнением указанных выше задач разрабатывается классификация и структура оборудования, которые согласовываются со всеми участниками проекта со стороны заказчика. Завершающим шагом на стадии обследования является разработка и согласование «Технического задания» на внедрение системы.

Проектирование системы

Этап проекта начинается с более подробного обучения ключевых пользователей работе с EAM-системой. Наши эксперты знакомят заказчика со стандартами системы и демонстрируют, как в ней реализованы те или иные бизнес-процессы. Обучение необходимо для утверждения концептуальной модели, понимания необходимости изменений бизнес-процессов «как есть» в бизнес-процессы «как будет». По возможности они будут изменяться в сторону максимальной адаптации к стандартным процессам EAM-системы.

Для решения задачи проектирования на сервере заказчика разворачивается прототип будущей системы. Затем разрабатывается документ «Функциональные требования к системе», в котором фиксируется вся используемая терминология, описываются бизнес-процессы «как будет», определяются права и роли пользователей и т.д.

Хотим отметить, что специфика деятельности предприятий иногда требует определенных доработок стандартных решений, используемых в системе, поэтому все нестандартные, дополнительные разработки наши специалисты оформляют документально – в «Проектных решениях».

Итак, на предыдущем этапе были разработаны специальные шаблоны для сбора данных, и сформирован документ «Методика сбора данных». Настало время приступить к непосредственному сбору информации по оборудованию и заполнению полученных шаблонов.

В результате мы получим согласованные бизнес-процессы «как будет», согласованный документ «Функциональные требования…» и дополнительные «Проектные решения».

Разработка

Переходим к самому затратному по времени этапу проекта, задачей которого является создание полностью сконфигурированной, работающей системы, отвечающей утвержденным «Функциональным требованиям» и «Проектным решениям». На этой стадии мы загружаем исходные данные в систему из шаблонов, подготовленных на этапе проектирования, настраиваем систему в соответствии с согласованными с заказчиком бизнес-процессами «как будет», разрабатываем решения для интеграции с внешними программами, отчетные формы и т.д.

Большое внимание уделяется управлению проектом – расстановке приоритетов и распределению ресурсов, а также внесению изменений: выявляются и исправляются дефекты, оформляются и согласовываются с заказчиком запросы на изменения.

Итог – комплексное тестирование системы: так называемые приемо-сдаточные испытания, результаты которых подтверждаются актами выполненных работ.

После удачно проведенного тестирования необходимо совместно с сотрудниками заказчика разработать программы и графики обучения конечных пользователей, согласно которым персонал будет полностью обучен работе с системой.

Внедрение

Главная задача фазы – подготовка перехода системы в опытно-промышленную эксплуатацию. В рамках этапа наши специалисты разрабатывают «План перехода системы в опытно-промышленную эксплуатацию», производят итоговую загрузку начальных данных и справочников.

Кроме этого, мы осуществляем обучение конечных пользователей соответствующим навыкам работы с новой системой и разрабатываем пользовательскую документацию. После обучения, перед вводом системы в эксплуатацию, проводится контрольное тестирование ключевых пользователей для определения возможности допуска к работе / необходимости проведения дополнительного обучения. Сотруднику необходимо выполнить тестовое задание, которое охватывает общую функциональность системы и реализацию бизнес-процесса, за который он отвечает.

Управление рисками при внедрении EAM-системы

 

Проект внедрения решения EAM сопряжен с определенными рисками. Управление рисками является важным фактором, способствующим его успешному завершению. Для эффективного внедрения заказчик должен провести ряд организационных мероприятий, обеспечивающих его готовность к выполнению работ.

Ниже мы попытаемся очертить круг критических факторов успеха проекта, непосредственно влияющих на ход работ, сроки и бюджет. Предприятию следует уделить самое пристальное внимание следующим аспектам:

 

• активной поддержке процесса внедрения со стороны спонсора проекта и высшего руководства компании. Для обеспечения четкости и своевременности принятия решений у проекта должен быть один спонсор, который непосредственно заинтересован во внедрении. Его поддержка должна быть постоянной. Рабочей группе заказчика необходимо обеспечить участие руководства компании в проекте для осуществления PR-поддержки внедрения среди сотрудников;

• присвоению работам по проекту высокого приоритета;

• обеспечению беспрекословной организационной дисциплины лиц, вовлеченных в реализацию проекта;

• созданию адекватных рабочих условий для членов проектной группы и сотрудников исполнителя: отдельное помещение, оборудованное рабочими местами и необходимыми средствами связи;

• своевременному поступлению необходимой для реализации проекта информации от соответствующих должностных лиц заказчика. Информация должна быть максимально полной, достоверной и адекватной запросам;

• своевременной организации встреч команды исполнителя со специалистами заказчика, обладающими соответствующими компетенциями (руководителями служб, бизнес-экспертами). Эти специалисты должны иметь возможность уделять достаточно времени для работы с проектной группой по согласованному графику.

Невыполнение этих рекомендаций может повлечь за собой увеличение существующих или появление новых рисков в процессе внедрения, что, возможно, приведет к пересмотру бюджета, сроков или объемов проекта.

 

Основные требования, предъявляемые к ключевым пользователям EAM-системы:

• знание основных навыков работы в системе (работа со справочниками, добавление, удаление, фильтрация, поиск данных и т.д.);
• знание бизнес-процессов своего подразделения;
• способность эффективно использовать пользовательские процедуры (знание набора правил и шагов, необходимых для каждой выполняемой операции непосредственно в системе).

Итак, мы провели комплексное тестирование системы, выявили и исправили неточности. Обучили конечных пользователей и предоставили им разработанную пользовательскую документацию. Теперь можно перейти к завершающему этапу проекта – опытно-промышленной эксплуатации.

Опытно-промышленная эксплуатация

Целью этапа являются передача EAM-системы в опытно-промышленную эксплуатацию и последующее осуществление технической поддержки.

На заключительной стадии происходят:

• проверка исходных данных, ввод дополнительной информации непосредственно пользователями системы;
• практическая эксплуатация системы на реальных данных, привыкание пользователей к работе в системе;
• постоянный мониторинг действий пользователей нашими специалистами.

Итогом этого этапа и всего проекта в целом является успешная эксплуатация системы.