Интервью с Дмитрием Лактионовым, руководителем направления ECM-решений, IBM

Все познается в сравнении. Я предлагаю вначале обратить взгляд на Запад: зарубежные компании осознали необходимость комплексной автоматизации управления корпоративным контентом еще в середине 1980-х. И первой волной стал перевод документов в цифровой формат, снизивший риски потери информации и увеличивший скорость работы с ней. Далее автоматизации подверглись сами процессы работы с документами – появились технологии электронного документооборота. При этом для бизнеса было характерно стратегическое видение роли ИТ-систем в обеспечении качественного функционирования бизнес-процессов. На сегодняшний день ECM-платформы в западных компаниях используются практически повсеместно.

Если говорить о России, то многие отечественные компании буквально до последнего времени шли по пути «кусочной» автоматизации. Она стала порождением тактического видения появляющихся проблем, при котором каждая возникающая бизнес-задача решалась сиюминутно и изолированно от других.

Да, и топ-менеджмент зачастую не задумывался о том, что логическим исходом станет информационный хаос. Как выглядит ИТ-ландшафт компании в итоге: функционируют несколько десятков корпоративных ИС, по которым «размазаны» задачи хранения разнообразной документации (финансовой, административной, юридической и т.д.), работы с корпоративной почтой, обращениями клиентов и т.п. При этом данные в системах не дают целостной картины или даже противоречат друг другу. Стратегический взгляд на задачу управления контентом у большинства игроков российского рынка начал формироваться лишь несколько лет назад. И сегодня в компаниях идет трансформация багажа накопленных ИС, происходит консолидация сервисов по управлению неструктурированной информацией в рамках единой технологии – ECM. Естественно, это не одномоментный процесс, наработки десятилетий невозможно перенести в единое хранилище одним щелчком пальцев.

С одной стороны, есть мнение, что находиться на гребне технологической волны не всегда целесообразно. Лучше немного подождать, пока технологии «переболеют детскими болезнями». И на выходе будет апробированное и стабильно работающее решение. С другой, наше отставание от мирового ИТ-сообщества в плане использования ECM-технологий можно назвать колоссальным. И это, скорее, идет в минус. Так, в России и на сегодняшний день превалирующим стандартом работы с данными является бумажный документ. По различным оценкам, свыше 70% корпоративной информации находится в бумажном виде. Степень эффективности при этом может отличаться в десятки раз, причем в худшую сторону. Но как только данные становятся доступны в оцифрованном виде, открывается масса возможностей для ее повышения.

СЭД – очень популярная тема в нашей стране, но если говорить о мировой практике, то это лишь один вариант из множества решений, которые могут быть реализованы на базе ECM-платформ. У нас же на протяжении довольно длительного времени все задачи управления корпоративным контентом ограничивались применением СЭД для организационно-распорядительного документооборота. Например, в один из отделов компании пришло письмо, ему присвоили исходящий номер и переслали для исполнения в другое подразделение, которое ответило… и т.д. То есть канцелярщина и функции учета/контроля в данном случае превалировали над бизнес-функциями. Сегодня значение термина «документооборот» в России постепенно трансформируется в сторону его западного понимания. Регистрационно-учетную направленность сменяет нацеленность на повышение эффективности бизнеса, продуктивности работы сотрудников, снижение издержек, минимизацию рисков.

Большой пласт задач связан со сбором, анализом и формализацией бизнес-требований от конечных пользователей. Особенно в том случае, когда с внедряемыми приложениями планируют работать сотрудники разных подразделений. У каждого из них может быть свой взгляд на возможное решение. Иногда проще реализовать индивидуальные интерфейсы пользователей для отдельных подразделений, нежели один универсальный, естественно, с сохранением функции единого хранилища информации для всех потребителей.

В контексте крупных внедрений нужно уделить особое внимание вопросам производительности и масштабируемости решения, а также адекватности используемого оборудования. Я бы настоятельно рекомендовал определить стратегию развития проекта и уже исходя из нее выбирать целевую архитектуру ECM-платформы.

В дальнейшем можно встретиться с ограничениями, которые будут вызваны изначальным неправильным проектированием. Может быть, на первое время возможностей системы будет достаточно, но в ходе роста числа решаемых ею задач или развития компании могут возникнуть сложности. Поэтому лучше еще на стартовых этапах определить, какие задачи и как именно мы будем решать, каковы будут нагрузка и требования к доступности приложений. Так, некоторые из них должны работать в режиме «пять девяток», для других же допустим простой в несколько часов в день. Главное – недостаточный анализ на этапе проектирования может стать причиной сбоев в доступности business critical данных, когда система уже будет введена в промышленную эксплуатацию.

И есть еще один аспект, о котором я упомянул выше: мало того, что информация может быть разрознена – разбросана по различным информационным системам, может отсутствовать логика организации ее хранения. В таком случае миграция данных из существующих ИС в новую систему управления контентом будет достаточно ресурсоемкой операцией.