Минцифры упростит электронный документооборот

Также Минцифры хочет упростить процесс подключения новых участников к системам межведомственного электронного документооборота.

Новые правила

В России могут заработать новые правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия госорганов. Они прописаны в проекте постановления Правительства России. Документ, подготовленный Минцифры, опубликован на федеральном портале проекта нормативных правовых актов 7 мая 2021 г. Общественное обсуждение документа продлится до 21 мая 2021 г.

Согласно тексту проекта, новые правила электронного документооборота рекомендованы к использованию органам государственной власти субъектов России и другим госорганам, а также всем организациями, осуществляющим публично значимые функции. Необходимость принятия проекта постановления, как указано в пояснительной записке к нему, продиктована «возникновением новых технических и технологических решений, а также необходимостью унификации и стандартизации порядка информационного взаимодействия».

Проект постановления разрабатывался Минцифры при участии экспертов профильных федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) и Аппарата Правительства России. Документ обсуждался с членами экспертного совета по вопросам совершенствования межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в органах госвласти, созданном при Минцифры. Совет возобновил свою работу в конце августа 2020 г.

В случае принятия проекта прописанные в нем нормы вступят в силу 1 декабря 2021 г.

Для чего это нужно. Комментарии Минцифры

Минцифры внедряет новые правила электронного документооборота, в том числе, с целью упрощения подключения новых участников, имеющих потребность в электронном виде осуществлять документооборот с органами государственной власти и между собой, к системе межведомственного документооборота. Круг участников МЭДО кроме исключительно федеральных и региональных органов исполнительной власти, а также крупных компаний с госучастием (в настоящее время в системе около 200 таких участников) планируется расширить за счет муниципальных органов, бюджетных подведомственных учреждений, некоммерческих организаций, созданных для решения задач Правительства.

Изменения вносятся потому, что сейчас подключение нового участника к системе МЭДО затруднено. Для этого ему нужно подтвердить свой статус участника путем внесения изменений в постановление Правительства № 613 от 22 июля 2013 г. Этот документ, помимо прочего, содержит и перечень организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед российским Правительством.

Новые правила обмена электронного документооборота, рассмотренные в проекте постановления Правительства, допускают подключение новых участников к МЭДО через узловых операторов, являющихся прямыми участниками МЭДО. Другими словами, вносить изменения в постановление Правительства № 613 от 22 июля 2013 г. в общем случае больше не потребуется.

После принятия нововведений условием подключения новых участников МЭДО будет являться соблюдение требований регламента, устанавливающего порядок их подключения к узловым операторам, а также определяющего форматы электронных сообщений, необходимых для организации информационного взаимодействия в соответствии с новыми правилами. Оба эти регламента в дальнейшем будут утверждены отдельным совместным приказом ключевых регуляторов – Минцифры и Федеральной службой охраны России (ФСО).

Основные нововведения

Разработанный Минцифры проект постановления дает определение электронных документов и уточняет требования к их оформлению и передаче по сети. Под электронным документом новые правила подразумевают сам документ (его основную часть), приложения к нему при их наличии и описание документа, и все это в электронном виде. Основной документ и приложения к нему должны иметь электронные подписи и, как сказано в проекте постановления, «элементы визуализации электронных подписей основной части документа в электронном виде, а также регистрационных данных документа в электронном виде».

Электронные документы, используемые в процессе информационного взаимодействия, должны создаваться при помощи имеющихся у участников этого взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД). Непосредственно сам обмен электронных документов, согласно новым правилам, должен осуществляться в системе межведомственного документооборота (СМЭВ). В случае отсутствия возможности связи по сети, передачу документов предлагается осуществлять с помощью съемных носителей.

Правила предусматривают обязательную отправку документов в так называемом «транспортном контейнере». Это своего рода архив, в котором, помимо самих документов, также содержатся файлы описания самого контейнера и контроля его целостности.

По новым правилам, организатор межведомственного электронного документооборота должен обеспечивать взаимодействие участников межведомственного электронного документооборота и являться оператором головного узла МЭДО. Также на его плечи ложится ведение глобального адресного справочника участников информационного взаимодействия (ГАС), в который он должен будет вносить сведения об операторах и участниках МЭДО. Под этими сведениями подразумеваются их уникальные идентификаторы, а также названия участвующих организаций, почтовые и юридические адреса, контактная информация ответственных лиц и т. д. При этом участники документооборота, у которых есть собственные узлы МЭДО, и которые обеспечивают информационное взаимодействие участников без собственных узлов, будут являться для них операторами.