© 1995-2022 Компания «Инфосистемы Джет»
Создание систем учета документов и контроля исполнения решений
Программное обеспечение Программное обеспечение

Главная>Программное обеспечение>Создание систем учета документов и контроля исполнения решений
Программное обеспечение Обзор

Создание систем учета документов и контроля исполнения решений

16.04.1999

Посетителей: 24

Просмотров: 21

Время просмотра: 2.3

Авторы

Автор
Юлия Кошкина директор Технического центра компании «Инфосистемы Джет»
Организация делопроизводства на крупных предприятиях и в коммерческих компаниях, как правило, ложится на специальные службы (управление делами, канцелярию, секретариат, общий отдел). В обязанности этих отделов входит прием и регистрация документов, перемещение документов между подразделениями, фиксация резолюций, контроль исполнения документов (резолюций) и рассылка документов внешним партнерам, то есть организация потоков документов и управление этими потоками.

 

В российских учреждениях исторически сложился определенный порядок делопроизводства (см. рис. 1), с рассмотрения которого мы и начинаем настоящую статью. Будет показано, что прямолинейная компьютерная поддержка традиционного делопроизводства по ряду причин неэффективна (см. раздел «Проблемы традиционной технологии»). Нужны новые подходы, и основные надежды связываются с web-технологией. Система нового поколения, реализованная в компании «Инфосистемы Джет», подробно рассматривает-

ся в разделе «Автоматизация делопроизводства с использованием системы учета документов и контроля исполнения решений».

 

2. Традиционнаяорганизация делопроизводства

 

2.1. Регистрация документов

 

Поступивший извне документ («входящий») сначала должен быть зарегистрирован. Ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал и картотеку вместе с информацией о документе. После этого документ начинает движение по организации. Работник канцелярии передает документ руководству, который накладывает резолюцию, определяющую, что (перечень работ), кто (ответственный исполнитель) и в какие сроки должен сделать. Далее документ через канцелярию направляется ответственному исполнителю (чаще всего руководителю подразделения), который, в свою очередь, может распределить работу над документом между исполнителями и установить сроки ее выполнения. Резолюции накапливаются и детализируются руководителями различных уровней, пока документ не попадет к непосредственным исполнителям. Исполнители по мере выполнения резолюций по документу возвращают его вместе с отчетом руководителям – авторам резолюций, которые оценивают результат выполнения и принимают решение о дальнейшей судьбе документа. После завершения работы над документом он списывается в дело и поступает в архив в соответствии с правилами, принятыми на предприятии. Формирование дел осуществляется в соответствии с составленной номенклатурой дел предприятия, представляющей собой список их заголовков (наименований).

 

Как правило, работа над документом завершается формированием ответа автору документа. Ответ (документ, созданный на предприятии) также регистрируется в канцелярии как «исходящий» документ.

 

Любой созданный на предприятии документ для придания ему официального статуса проходит регистрацию. Документы, предназначенные для отправки внешним партнерам, регистрируются как «исходящие», а предназначенные для внутренней работы – как «внутренние».

 

Рис. 1. Традиционная организация делопроизводства.

 

2.2. Контроль исполнения

 

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения должна быть заложена в системе делопроизводства. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть связаны и осуществляться с помощью одних и тех же журналов. После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт делает отметку об этом в соответствующем журнале или контрольно-ревизионной карточке. Из таких карточек формируется картотека контрольных документов. В журнале или контрольно-ревизионной карточке отмечаются срок исполнения и ответственный исполнитель. Секретарь-референт намечает для себя промежуточные сроки, проводит в эти сроки предварительные проверки и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверок проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания делается доклад руководителю предприятия для принятия мер (или для продления сроков исполнения). Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются в журнал или контрольно-ревизионную карточку («отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде организаций совмещены.

Авторы

3. Проблемы традиционной технологии

 

Традиционная технология делопроизводства предполагает наличие регистрационных журналов и картотек контрольных документов, доступ к которым имеют только сотрудники, занимающиеся регистрацией и контролем исполнения. Такая технология имеет принципиальные ограничения:

 

  • Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек предприятия и его структурных подразделений. Получение информации о деятельности предприятия требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных источников.
  • Картотеки документов, как правило, отделены от исполнителей. Часто картотеки содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.
  • Кроме размножения и перемещения большого количества бумажных документов, ведутся многочисленные вспомогательные журналы и картотеки, в значительной степени дублирующие друг друга. Перечисленные проблемы еще более усугубляются в территориально распределенной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, удаленных друг от друга.

 

4. Автоматизация делопроизводства с использованием системы учета документов и контроля исполнения решений

 

4.1. Цели внедрения

 

От правильной организации документооборота во многом зависит эффективность работы всего предприятия. Особенно явно это проявляется на этапах разработки, согласования, утверждения каких-либо проектов или договоров, требующих большого количества документации и согласованности в действиях сотрудников разных отделов как самой организации, так и ее внешних партнеров. Существенные трудности вызывает и обработка значительного объема входящей и исходящей корреспонденции.

 

Таким образом, перед предприятиями встают задачи, напрямую связанные с большим объемом потока документов:

 

  • Сокращение сроков обработки документации, доведения ее до исполнителей, согласования с руководителями различного уровня.
  • Контроль за целостностью всего потока документов не только на этапе регистрации входящей и исходящей документации, но и в процессе «хождения» документов между сотрудниками различных подразделений.
  • Создание стандартных схем прохождения документов внутри организации и целевых схем, направленных на решение определенной текущей задачи – разработка проекта, подписание сложного договора и т. п.
  • Контроль сроков прохождения документов по каждому из этапов заданной схемы.

 

В такой ситуации невозможно обойтись без правильно построенной системы учета документов и контроля исполнения решений. Естественно, что система учета документов в том или ином виде существует в каждой организации, но, чтобы значительно повысить ее эффективность, необходимо создать информационную систему, позволяющую разрабатывать, регистрировать документы, отслеживать движение документов внутри организации, контролировать сроки исполнения, архивировать документы и осуществлять их поиск в архиве. При этом данная система должна:

 

  • учитывать возможный рост числа обрабатываемых документов и возрастающий объем архива, то есть быть масштабируемой;
  • быть достаточно производительной, чтобы обеспечивать быструю одновременную работу большого числа пользователей, а также оперативный поиск документов по заданным параметрам во всем хранилище документов;
  • обеспечивать требуемый организацией уровень конфиденциальности (поскольку система учета документов по своей сути представляет собой срез иерархической структуры организации).

 

4.2. Концепция решения

 

В настоящее время существует большое количество как аппаратных платформ, так и программных продуктов, которые могут в той или иной мере помочь при оптимизации делопроизводства. Для получения максимальной отдачи от реализации конкретного проекта необходимо понимать, что предлагаемая система должна удовлетворять подавляющее большинство потребностей конкретной организации и опираться на существующие исходные параметры. При реализации проекта построения системы учета документов и контроля исполнения решений в первую очередь были учтены следующие особенности:

 

  • Большой объем циркулирующих внутри организации документов.
  • Представление документов как в электронном, так и в бумажном виде.
  • Разнообразие форматов документов, представленных в электронном виде.
  • Наличие большого количества специальных схем прохождения документов внутри организации.
  • Наличие территориально удаленных подразделений.

 

При существующем разнообразии форматов система должна одинаково хорошо работать с любым документом вне зависимости от того, где, когда и в каком формате тот был создан. Естественным выбором специалистов компании «Инфосистемы Джет» при создании автоматизированных систем учета документов и контроля исполнения решений стало использование Web-технологии, опирающейся на открытые стандарты представления и работы с документами и позволяющей прозрачным для пользователей образом использовать документы любых форматов. Кроме того, применение гиперссылок в документах позволяет удобным образом осуществлять переходы как по тексту документа, так и от одного документа к другому.

 

Для распределенных систем web-технология снижает затраты, связанные с администрированием удаленных рабочих мест, задействованных в электронном документообороте, так как на таких рабочих местах должно быть установлено только стандартное программное обеспечение (навигатор).

 

Еще одним достоинством web-технологии является нетребовательность к ресурсам пользовательских рабочих станций, так как все задачи выполняются на сервере, а клиентские места наделяются лишь стандартной функциональностью по отображению html-страниц.

 

Далее рассматриваются общие решения, применяемые в компании «Инфосистемы Джет» при построении систем учета документов и контроля исполнения решений.

 

4.3. Объекты системы

 

Объекты, с которыми оперирует система, можно описать следующим образом.

 

Основным объектом системы является «Документ», на самом деле – учетная карточка документа, так как текст документа либо вообще не вводится в систему, либо хранится отдельно в виде файла, а система содержит лишь ссылку на него.

 

Документу приписываются «Резолюции», также являющиеся объектом системы и отражающие предписания руководства по исполнению документа.

 

Документ может быть связан с другими документами, находящимися в системе. Для организации такой связи существует объект «Связи».

При необходимости в системе может существовать еще один объект – «Рассылка», предназначенный для отслеживания перемещений бумажного документа (аналог журнала передачи документов).

 

Объект, предназначенный для отслеживания версий создаваемого на предприятии документа, – «Версии».

 

Иерархия объектов системы представлена на рис. 2.

 

Рис. 2. Иерархия объектов системы учета документов и контроля исполнения.

 

4.4. Основные функции

 

4.4.1. Ввод данных

 

Ввод новой информации в систему происходит с помощью html-интерфейса, позволяющего вводить как формализованную, так и произвольную информацию. Формализация информации предполагает наличие словарей. В реализации рассматриваемой системы предусмотрено наличие фильтров на словари. Так, например, в зависимости от расположения рабочего места (подразделения организации) можно сформировать различные списки сотрудников, используемые при создании резолюций к документам, то есть автором резолюции может быть руководство, а исполнителем – сотрудники конкретного подразделения.

 

Словарные реквизиты не являются строго определенными, а конфигурируются разработчиками на этапе создания системы.

 

Естественно, при вводе новых данных происходит проверка поступающей информации на предмет соответствия типов данных, а также специальные проверки, призванные информировать пользователя о наличии сходной информации в базе данных. Такие проверки формируются по желанию пользователя и представляют собой вызываемые при вводе информации хранимые процедуры базы данных.

 

Рассмотрим характерный пример.

 

В некоторых организациях формирование регистрационного номера документа зависит от вида последнего. Так, в состав номера повторного документа входит номер первичного, а в состав номера ответа (исходящего документа) входит номер входящего запроса. Следовательно, для автоматизации формирования регистрационных номеров необходимо проверить существование первичного документа.

 

Автоматическое формирование регистрационного номера может производиться раздельно для каждого типа документов (входящих и исходящих).

 

При вводе регистрационной информации исходящего документа, являющегося ответом на входящий, или повторного документа система автоматически создает связи между ними.

 

Такие связи можно формировать и вручную, пользуясь объектом «Связи».

 

4.4.2. Хранение данных

 

Для хранения данных было решено применить наиболее распространенное и апробированное корпоративное решение – СУБД Oracle, что позволило обеспечить должный уровень надежности и сопровождения базового программного обеспечения.

 

Общая архитектура системы учета документов и контроля исполнения приведена на рис. 3.

 

4.4.3. Поиск информации

 

Удобные и эффективные средства поиска в любой системе документооборота – это основа ее успешного функционирования. С помощью поиска происходит консолидация всех автоматизируемых процессов.

 

В рассматриваемой реализации системы учета документов и контроля исполнения решений для составления запроса используется экранная форма, позволяющая формировать запросы по образцу и обеспечивать следующие возможности:

 

  • Поиск документов по любой комбинации параметров документа и его резолюций.
  • Формирование запроса с помощью логических связок И/ИЛИ.
  • Формирование условий, характерных для типов участвующих в запросе реквизитов («совпадает», «начинается с», «включает», «оканчивается на» и т. п.).

 

Эта же экранная форма (см. рис. 4) позволяет произвести определенные настройки для формирования структуры получаемого отчета,

то есть определить, стоит ли включать в него резолюции или связанные документы, отображать или нет текст запроса на экране с отчетом.

 

Необходимо отметить возможность сохранения часто используемых запросов в индивидуальных библиотеках. Формирование запросов разного вида происходит, как правило, на первом этапе эксплуатации системы, после чего для упрощения работы пользователя целесообразно применять уже сформированные и хранимые в библиотеке (каталоге) запросы, обращаясь к ним по именам. В системе учета документов и контроля исполнения решений помимо обычных запросов в индивидуальных библиотеках можно сохранять и запросы с параметрами, значения последних запрашиваются у пользователя на этапе выполнения (см. рис. 6).

 

4.4.4. Отображение и печать информации

 

Функции отображения и печати информации в системе учета документов и контроля исполнения решений возложены на стандартную программу-навигатор (см. рис. 7). Кроме того, для обеспечения возможности печати отчетов из других приложений предусмотрен экспорт получаемых в системе отчетов в формат rtf.

 

Рис. 3. Общая архитектура системы учета документов и контроля исполнения.

 

 

Рис. 4. Формирование запроса.

 

 

Рис. 5. Результат выполнения запроса.

 

 

Рис. 6. Индивидуальная библиотека запросов.

 

4.4.5. Получение справочной информации

 

Справочная информация организована в виде иерархического списка – рубрикатора. Выход на конкретную справку осуществляется по ссылке со страницы рубрикатора. По сути, представляется электронное руководство пользователя.

 

4.5. Задачи, решаемые с помощью системы учета документов и контроля исполнения решений

 

4.5.1. Регистрация входящих документов

 

Для регистрации входящего документа необходимо ввести учетную информацию: дату поступления, вид документа (письмо, поручение, приказ и т. п.), корреспондентский номер и дату документа, краткое содержание, атрибуты адресатов и авторов. Для классификации используется реквизит «Группа документа», указывающий характер значимости документа (Россия, Москва, Общий), а также реквизит «Тематика документа».

 

При сохранении учетной информации происходит автоматическое формирование регистрационного номера. Сохранить можно и информацию о незарегистрированном документе. При этом, по умолчанию, она будет доступна автору и тем, кто имеет право регистрации, однако автор может расширить доступность документа по своему желанию.

 

4.5.2. Регистрация исходящих документов

 

Процесс регистрации исходящих документов аналогичен регистрации входящих, однако имеются некоторые различия в реквизитном составе и функциональности, касающиеся исходящих, подготовленных в ходе выполнения заданий по входящему документу. Если исходящий документ связан с каким-либо входящим, то в системе происходит автоматическая установка связи, и затем, при получении отчетов, система предоставит возможность просмотра связанных документов, что позволяет контролировать ход выполнения заданий.

 

В рассматриваемой системе учета документов и контроля исполнения решений различаются два вида исходящих: промежуточный и окончательный. При обработке промежуточных исходящих только устанавливается связь с соответствующим входящим документом, а для окончательного, помимо установки связи, происходит еще и автоматическое снятие с контроля этого входящего документа. Снятие с контроля означает проставление в резолюциях руководства даты и номера окончательного исходящего документа.

 

4.5.3. Обработка документов на уровне руководства

 

Входящий документ регистрируется и поступает к руководству для наложения резолюции (см. рис. 9), в которой, помимо содержания и фамилии автора, задаются срок исполнения (контрольная дата) и ответственный исполнитель. Экранная форма, предназначенная для работы с резолюцией, позволяет при необходимости изменить срок исполнения.

 

Контрольно-ревизионную карточку документа можно вывести на печать в виде бланка, на котором будет указана учетная информация, резолюция руководства, контрольные сроки и ответственные исполнители. Эту карточку можно использовать при передаче документа на исполнение.

 

Рис. 7. Форма просмотра учетной информации входящего документа.

 

4.5.4. Обработка документов на уровне подразделения

 

Ответственными исполнителями, как правило, являются руководители подразделений, которые определяют задания (резолюции) для конкретных исполнителей. Эти резолюции также фиксируются в системе. Тем самым, пользуясь аппаратом составления запросов к базе данных учетных карточек документов и приписанных к ним резолюций, можно определить степень выполнения того или иного задания, судьбу того или иного документа.

 

Снятие документа с контроля происходит либо автоматически при регистрации окончательного исходящего, либо вручную при дополнении соответствующей резолюции руководства датой и результатом выполнения.

 

4.5.5. Подготовка отчетов

 

Система учета документов и контроля исполнения решений обеспечивает получение нескольких видов отчетов:

 

  • контрольно-ревизионная карточка (содержит информацию об одном документе, ходе и результатах его выполнения);
  • напоминание по контролируемым документам;
  • статистические отчеты (справки о количестве документов, находящихся на контроле в различных подразделениях, справки о количестве документов по той или иной теме);
  • журналы регистрации документов.

 

На информацию, помещаемую в отчеты, можно накладывать любые условия.

 

4.5.6. Администрирование

 

Режим администрирования позволяет формировать все используемые в системе словари, в том числе словарь пользователей и групп пользователей (см. рис. 10). Словари могут быть связанными. Например, словарь номенклатуры дел связан с подразделениями.

 

В задачи администрирования входит также распределение прав доступа к ресурсам системы. Различаются права доступа к странице администратора, право добавления документов и право регистрации документа. Права выдаются как отдельным пользователям так и группам.

 

Рис. 8. Форма просмотра информации исходящего документа.

 

 

Рис. 9. Форма для ввода резолюции.

 

 

Рис. 10. Режим администрирования.

 

Необходимо отметить, что у каждого пользователя есть возможность разрешить или запретить доступ к конкретному документу группе пользователей или конкретному пользователю системы.

 

В администрирование входит также настройка фильтров, накладываемых на словари при работе с системой разных групп пользователей. Например, при заполнении резолюции в канцелярии руководства в позиции автора резолюции должен отображаться не весь список сотрудников организации, а только лица, уполномоченные выдавать распоряжения ответственным исполнителям, в то время, как в канцелярии подразделения в этой же экранной форме должен отображаться список руководителей подразделения.

 

4.5.7. Системное администрирование

 

Системное администрирование (создание резервной копии, восстановление данных и т. п.) производится стандартными средствами web-сервера и СУБД.

 

5. Заключение

 

Отметим преимущества выбранной в системе учета документов и контроля исполнения решений технологии перед прежними подходами. Система позволяет организовать одновременную работу пользователей, находящихся на разных территориях, с информацией большого объема в режиме реального времени. В силу того, что система имеет три уровня иерархии – рабочие станции, web-сервер, сервер БД, причем на рабочих станциях устанавливается только стандартная программа-навигатор, не требующая администрирования при изменении настроек системы, а вся функциональность системы сосредоточена на web-сервере, администрирование системы упрощено. Кроме того, использование гиперссылок в системе позволяет весьма удобным способом организовать обработку и просмотр информации.

 

В настоящее время запланировано развитие системы по двум направлениям. Во-первых, предполагается приблизить возможности системы к классической схеме документооборота, включая работу с архивом и организацию журналов передачи документов. Во-вторых, намечена разработка на базе существующей системы новой автоматизированной системы инициации и контроля состояния работ, позволяющей отслеживать не только ход выполнения заданий по зарегистрированным документам, но и произвольные задания, выдаваемые руководителями различного уровня. 

Уведомления об обновлении тем – в вашей почте

Спасибо!
Вы подписались на обновления наших статей
Предложить
авторский материал





    Спасибо!
    Вы подписались на обновления наших статей
    Подписаться
    на тему







      Спасибо!
      Вы подписались на обновления наших статей
      Оформить
      подписку на журнал







        Спасибо!
        Вы подписались на обновления наших статей
        Оформить
        подписку на новости







          Спасибо!
          Вы подписались на обновления наших статей
          Задать вопрос
          редактору








            Оставить заявку

            Мы всегда рады ответить на любые Ваши вопросы

            * Обязательные поля для заполнения

            Спасибо!

            Благодарим за обращение. Ваша заявка принята

            Наш специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня