Подписаться
Читать в телеграм
Актуальные потребности пользователей ЭДО.
Вклад бизнеса и регуляторов в развитие отрасли.
Преимущества кадрового ЭДО.
15 ноября в Москве прошел III Всероссийский форум по электронному документообороту. Мероприятие собрало более 1500 участников: представителей государственных структур, регуляторов и всех отраслей рынка — от фарм-компаний и ритейлеров до банков и телеком-операторов.
Поступательное движение
Форум открыл модератор Юрий Малинин, президент Ассоциации «РОСЭУ». Он предложил спикерам обсудить актуальные потребности пользователей ЭДО.
«Когда мы занялись исследовательской работой и начали выяснять, что в отрасли еще не урегулировано, мы увидели, что работать нужно практически по всем направлениям. Например, нам предстоит упростить процедуру взаимодействия операторов ЭДО между собой (это так называемый роуминг). Кроме того, мы прекрасно понимаем, что необходимо расширить количество документов, с которыми можно работать в электронном формате. При этом важна унификация использования на стороне как бизнеса, так и государства. Разобщенность форматов в разных сферах экономики и при взаимодействии с госорганами снижает эффективность процесса, — прокомментировал Александр Егоричев, заместитель руководителя ФНС России. — Кроме того, для нас до сих пор остается открытым вопрос “Все ли документы нужно передавать посредством ЭДО?”. На этот счет есть совершенно разные мнения. Так, представители крупного бизнеса просят сделать ЭДО обязательным, потому что устают договариваться с многочисленными контрагентами о работе в этом формате. При этом малый и средний бизнес, напротив, просит оставить применение ЭДО на уровне права, потому что переход на новый формат требует дополнительных инвестиций».
По словам спикера, работа идет поступательно: над проектом работают порядка 40 ведомств, которые реализуют меры, заявленные в roadmap по масштабированию ЭДО в России. В качестве ориентира заявлен 2024 г. — к этому времени электронный документооборот будет массово применяться во всех сферах экономики.
Во время сессии участники форума проходили онлайн-опрос. По итогам выяснилось, что 85% респондентов уже используют ЭДО в своих компаниях.
После этого спикеры перешли к обсуждению взаимодействия бизнеса и регуляторов.
«Помимо крупных игроков — операторов, разработчиков учетных систем и др. — есть бизнес, который имеет реальный опыт внедрения и может рассказать о преимуществах ЭДО. Большие компании сами двигают отрасль, и это хорошо. Наша задача — поддержать спрос и установить стандарты и правила, по которым направление будет развиваться», — отметил Александр.
Станислав Богданов, вице-президент X5 Group, поделился своим опытом внедрения ЭДО. По словам спикера, для его компании это был достаточно большой и сложный проект. В первую очередь — из-за масштаба и географической распределенности X5 Group. Тем не менее сегодня ЭДО — уже не просто тренд, а необходимый для эффективного ведения бизнеса инструмент.
«Действительно, многие говорят о том, что использование ЭДО должно быть не обязанностью, а правом. Со своей стороны могу обозначить ключевые плюсы подобного подхода. К примеру, мы используем ЭДО при работе с малыми и средним бизнесом, и это не только ускоряет процесс обмена данными и оплаты услуг, но и помогает экономить, — подчеркнул Станислав. — X5 Group активно участвует в экспериментах, внедряет инновации и пилотирует новые подходы и технологии. В части электронного документооборота могу отметить эксперимент ФНС по разграниченному ЭДО, внедрение электронных транспортных накладных и использование ЭДО в кадровом делопроизводстве».
Михаил Сродных, генеральный директор СКБ Контур, отметил, что для крупного бизнеса ЭДО — давно не инновация. Корпоративный сектор давно пользуется электронным документооборотом, почти все большие игроки подключены хотя бы к одному из операторов. При этом среди представителей малого, среднего и микробизнеса ЭДО не так распространен. Чтобы тренд стал по-настоящему массовым, переход на электронный документооборот должен быть максимально простым и удобным. Поэтому одна из ключевых задача операторов — сделать так, чтобы у бизнеса было понимание, что такое ЭДО, как он работает, какие в этой сфере есть решения и что требуется для внедрения. Процесс перехода и интеграции должен быть быстрым и практически автоматизированным, и в типовых кейсах это действительно возможно. По сути, клиент приобретает доступ к ЭДО и может внедрить его самостоятельно, с помощью небольшой инструкции.
«Важный момент в популяризации ЭДО в малом и среднем бизнесе — работа через крупные компании, которые уже используют этот подход. В их интересах сделать так, чтобы контрагенты тоже переходили на электронный документооборот. Активность идет хорошо, мы называем ее активацией и помогаем клиентам подключать партнеров, — прокомментировал Михаил. — Что касается взаимодействия и поддержки со стороны регуляторов, здесь особенно актуальна тема автоматического роуминга. Малому и среднему бизнесу не так-то просто привести контрагентов к конкретному оператору, и для них этот вопрос важен. Мы еще несколько лет назад заметили соответствующий запрос. Но тогда потребность была порядка 5%, а сейчас — около 25%. Мы работаем в этом направлении и автоматически организуем уже почти 9% роуминговых пар».
Среди точек роста направления спикер также отметил необходимость развития мобильных подписей. Сотрудники крупных компаний по большей части находятся в офисе и могут легко подписать необходимые документы с компьютера. В случае малого и среднего бизнеса люди зачастую работают где-то «в полях», без доступа к ПК. В данном случае функционал мобильной подписи заметно ускорит и упростит процесс работы с документами.
Кадровый вопрос
Обсуждая кадровый документооборот, спикеры обозначили ключевые преимущества ЭДО-решений.
«Цифровизация в этой области важна, потому что она затрагивает широкий спектр задач — от подбора до администрирования. У нас более 20 000 магазинов, и каждый день их директоры ищут новых сотрудников. Раньше мы тратили примерно неделю, чтобы взять на работу человека: в эти сроки входит подбор, обсуждение оффера, подготовка документов и т.д. Сейчас, благодаря цифровым решениям, на все уходит порядка 15 минут. При этом мы можем хранить и обрабатывать 100% информации о сотрудниках. Раньше операторы вручную обрабатывали потоки данных, поэтому мы неизбежно сталкивались с потерями и ошибками. Решить эту задачу нам помогли именно цифровые решения», — рассказал Станислав Богданов.
Среди актуальных тем, которые обсудили участники форума, стоит выделить трансграничный ЭДО. Сегодня обмен бумажными документами с зарубежными партнерами в среднем обходится российским компаниями на два порядка дороже, чем электронными в пределах страны. К примеру, отправка документа Москва-Пекин обойдется примерно в 5000 руб., тогда так обмен посредством ЭДО в России — порядка 25 руб. И проблема не только в цене, но и в скорости: пока идет обмен документами, компании не могут получить деньги и закрыть сделку. Соответственно, у бизнеса есть запрос на трансграничный ЭДО, но в части регулирования процесса остается ряд проблем и ограничений. К примеру, невысокий уровень цифровизации в ряде зарубежных стран, с которыми Россия ведет внешнеэкономическую деятельность.
На сегодняшний день подобные проекты реализованы с Республикой Беларусь, прорабатываются вопросы трансграничного ЭДО с Арменией и другими странами ЕАС. Отдельное внимание уделяется странам Азии, в особенности Китаю.
«У нас в компании есть традиция — прежде, чем выводить решение на рынок, апробировать его на себе. Так было и с КЭДО. Мы запустили пилот, чтобы понять, как правильно выстроить процесс, и получили следующие результаты. Во-первых, КЭДО заметно упрощает работу с удаленными сотрудниками. Во-вторых, это существенная экономия. В-третьих, процессы заметно ускоряются. Например, раньше на оформление сотрудника уходило примерно полчаса, а сейчас буквально 2–3 минуты. Наконец, теперь нам требуется гораздо меньше людей для ведения кадрового учета, — добавил Михаил Сродных. — Тем не менее, остаются нюансы и нерешенные вопросы, из-за которых не все компании готовы переходить на КЭДО. В том числе неопределенность в части регулирования электронных архивов. Как только вопрос решится, бизнес будет активнее двигаться в эту сторону».
